Esta es una pregunta recurrente y que seguro está en la mente de muchos de ustedes, ¿ahora que Microsoft lanzó Power BI, se debería dejar de usar Excel? ¿Cuál es mejor? ¿Cuál es la apuesta a futuro?

Bueno, no trabajo en Microsoft (lo hice, y por mucho tiempo) pero doy mi respuesta. Desde hace mucho tiempo vivo convencido de que no hay tecnología «mejor que» otra. Lo que existe es una tecnología que en un momento particular se adecúa mejor a las necesidades del cliente. Dicho esto, lo mismo pasa con Power BI y Excel. Ninguno es mejor que el otro. Es más, ni siquiera los considero competencia. Para explicarlo, resumamos las características de una y otra alternativa para tomar una decisión más informada.

Sobre Excel

Desde fines del año 2009 (ver aquí el anuncio), la edición «completa» de Excel incluye una funcionalidad revolucionaria, orientada al usuario de negocios, denominada PowerPivot. En esencia, PowerPivot es un motor «in memory» (en memoria) para análisis de datos que:

1. permite a Excel manejar («pivotear» o analizar) muchos millones de filas en fracciones de segundo en una computadora común y corriente.
2. permite relacionar datos (por ejemplo relacionar un campo que contiene un código de vendedor con la tabla maestra de vendedores)
3. permite crear cálculos mediante fórmulas diseñadas para análisis (ejemplo: el crecimiento en ventas año contra año.

Si no conocían de la existencia de esta capacidad de Excel, recomiendo lean este breve artículo que escribí sobre el tema en mayo de 2014 en un blog anterior.

A esta capacidad, que funcionaba desde la versión 2010, se le sumó Power Query y Power View. Power Query (hoy «Get & Transform») es un potente utilitario para obtener y transformar datos de manera estructurada y repetible. Permite al analista de negocios conectarse a cualquier fuente de datos y adecuarlos según sus necesidades. En el proceso Power Query «tomará nota» de esos pasos efectuados y los repetirá cuando haya que refrescar la información. Por otro lado, Power View es un visualizador dinámico de información que permite ver mapas y gráficos de dispersión animados dentro de Excel, y con la capacidad de filtros cruzados (i.e. selecciono una de las barras de un gráfico, y los otros gráficos se filtran apropiadamente). Una última funcionalidad, llamada Power Map (ahora «3D Maps»), permite hacer gráficos georeferenciados en 3D y completa los conocidos «4 Powers» de Excel.

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Nota: La edición «completa» de Excel significa principalmente la que está actualmente incluida en Office Professional Plus, ProPlus, 365 E3 o E5. También significa la edición retail de Office Professional (por ej. comprada en amazon) . Es mejor que consulte con su representante Microsoft autorizado porque hay muchas ediciones de Office. Aquí una publicación sobre el tema.  Notemos también que en versiones anteriores (Office 2013, Office 2010) la historia es diferente. Se debe verificar para cada caso. Aquí un artículo sobre 2013.

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Sobre Power BI

Tomado de la web oficial: «Power BI es un conjunto de aplicaciones de análisis de negocios que permite analizar datos y compartir información.» Si hasta ahí le suena similar a Excel (excepto por la parte de compartir) es porque Power BI toma precisamente los «4 Powers» de Excel y los integra dentro de una suite orientada a compartir tableros de mando via internet y accesibles desde una aplicación de celular.

Power BI cuenta con una herramienta llamada «Power BI Desktop», de uso gratuito, que engloba las características de esos «4 Powers» y se complementa con otras herramientas; una de ellas es el mismo servicio «Power BI» (sí, se llama igual que toda la suite; el nombre no ayuda). Desde este serviciose puede publicar y compartir en forma segura tableros e informes con otras personas de la empresa u organización.

Cabe resaltar que Power BI nació recién en julio de 2015. Su predecesor se llamaba «Power BI for Office 365» pero tiene tantas diferencias (positivas) tecnológicas y de infraestructura que yo lo considero un producto nuevo. Además, cada mes salen nuevas mejoras de los diversos componentes de Power BI haciendo que lo que este producto hacía cuando salió hace poco más de un año, no sea ni la décima parte de lo que puede hacer hoy.

Comparación

La primera intención, al leer este resumen de ambos productos, es decir que Excel se orienta a números y Power BI a gráficos. Antes de debatir sobre eso, veamos estos pantallazos de ejemplo:

El pase de diapositivas requiere JavaScript.

Todos esos gráficos han sido realizados en Excel y cumplen estas condiciones:

(1) no utilizan macros ni programación alguna
(2) los datos son «refrescables» y no tienen límite de filas
(3) funcionan a alta velocidad (millones de facturas y la interacción es inmediata)
(4) los hice yo (por eso afirmo lo anterior)

¿Entonces?

Aquí va mi conclusión:

Si el análisis será fundamentalmente numérico y/o necesitas cálculos rápidos (e.g. suma ad-hoc de algunas celdas) Excel es la solución. En las demás ocasiones, Power BI es la herramienta a usar.

Sus comentarios o preguntas son bienvenidos.