Demo: Relacionar varias hojas Excel para hacer un tablero

Hace algunas semanas publiqué una Demo: Transformar una simple hoja Excel en un impactante tablero. En ella mostré un tablero hecho a partir de datos que estaban en UNA sola hoja (tabla) Excel. Como sabemos, la vida no es tan fácil. Por eso aquí voy a mostrar un  caso ligeramente más «complicado» para relacionar tres hojas (tablas) y armar reportes.

El archivo para este caso lo pueden descargar desde aquí. La hoja Excel se llama «Ventas, Vendedores y Productos» y tiene tres tablas que pasaremos a entender. La primera es una tabla de Facturas (o ventas) que se ve como sigue:

En esta tabla cada línea representa una venta. En ese sentido la primera línea dice que con la factura #123 de fecha 1 de marzo de 2012, el vendedor con código 123 vendió 10 (soles) del producto con código 1.

Entendido esto es fácil darse cuenta que las otras dos hojas representan los maestros de Vendedores y de Productos. Aquí el de vendedores:

Nótese que además de que cada vendedor tiene su código, también tiene asignada un área o zona geográfica de ventas.

Aquí el maestro de productos:

En este caso, simplemente se asocia el nombre del producto y su código.

Como observamos, para hacer un reporte de monto de ventas por nombre de producto hay que convertir el código que aparece en la factura, en un nombre (usando el maestro de productos). Lo mismo sucede con el vendedor.

Todo esto NO se puede hacer usando solo el servicio de Power BI. Es decir, no se puede hacer utilizando solo las capacidades de la página web PowerBI.com. Se necesita usar Power BI Desktop.

Bien, entonces abramos Power BI Desktop y cerremos la ventana de bienvenida que el programa nos muestra cuando lo usamos por primera vez.

En seguida vamos al menú Inicio, Obtener Datos, Excel como se muestra en la figura.

En la ventana que aparece, buscamos y seleccionamos el archivo que acabamos de descargar. Al hacerlo, aparecerá esta ventana. En ella seleccionamos las hojas «Facturas», «Productos» y «Vendedores» y luego presionamos la opción «Cargar» que es el botón de más a la izquierda de los tres botones que aparecen juntos en la parte inferior de la ventana.

Listo. Con estos sencillos pasos hemos traído los datos de las tres tablas a Power BI Desktop. Faltaría relacionar los códigos entre las tablas. Observemos la pantalla de Power BI Desktop y a la izquierda, en fondo negro, hay tres íconos alineados verticalmente.  El ícono de más arriba (que parece un gráfico de barras) es el que está seleccionado actualmente y nos permite acceder al lienzo (canvas) para poder realizar los gráficos. El segundo ícono (que parece una tabla) permite ver los datos importados y trabajar en el proceso de carga. El tercer ícono (que representa tres tablas con líneas que los unen), nos permite entrar a la vista para establecer las relaciones entre las diversas tablas.

Seleccionemos el tercer ícono (el de más abajo). Se abre una ventana que muestra todas las tablas cargadas (en nuestro caso hay tres) así como se muestra en la siguiente figura.

Recordemos, tenemos dos códigos en la tabla Facturas, que están «explicados» en las tablas Productos y Vendedores. El código de vendedor en la tabla Facturas se llama «Vendedor». El código de producto en la tabla Facturas se llama «Producto». Por otro lado, en las tablas Productos y Vendedores los respectivos códigos se llaman simplemente «Codigo».

Para relacionar dos códigos lo único que se hace es arrastrar uno «encima» del otro. Así, arrastremos el campo «Vendedor» de la tabla «Facturas» hasta el campo «Codigo» de la tabla «Vendedores». Al soltarlo encima, la pantalla se verá así:

La línea que une las dos tablas representa la «relación» entre ellas. De explicar las relaciones entre tablas nos ocuparemos en otro momento. Por ahora, hagamos lo mismo entre las tablas Facturas y Productos arrastrando el campo «Producto» de la tabla «Facturas» hasta el campo «Codigo» de la tabla «Productos». Al final, veremos algo así:

Listo. Tenemos lo que necesitamos. Ahora seleccionemos el primero de los tres íconos verticales de la izquierda para ir al lienzo. Al hacerlo veremos la pantalla así:

 

En la parte de más a la derecha, aparecen las tres tablas y todos sus campos listos para construir un gráfico. Para mostrar que logramos nuestro cometido (ligar las tres tablas para hacer un reporte de ventas por nombre de producto y/o de vendedor), seleccionemos el campo «Monto» de la tabla «Facturas» y el campo «Vendedor» de la tabla «Vendedores». Para ello será necesario expandir los campos haciendo clic en el triángulo que aparece exactamente a la izquierda del nombre de cada tabla.

Ojo: No es necesario arrastrar los campos hacia el lienzo. Solamente seleccionemos los dos campos arriba mencionados. Para ello bastará hacer «check» en el recuadro que aparece a la izquierda de cada campo (ver los cuadrados amarillos en la figura de la derecha).

Hecho esto veremos que el lienzo muestra un reporte de monto por nombre de producto. Como en esta figura

.

Si hacemos clic con el mouse sobre cualquier parte en blanco del lienzo (para hacer que el gráfico de barras deje de estar seleccionado) y repetimos el paso anterior pero seleccionando esta vez el campo «Monto» de la tabla «Facturas» y el campo «Codigo» de la tabla «Vendedores», aparecerá un segundo gráfico que basta y sobra para probar el punto inicial: hemos construido una solución que permite unir más de una tabla.

Prueben estos pasos con sus propios datos, ganen experiencia con ello, y si tienen alguna duda o se encuentran con un escollo, no duden en comunicarse conmigo a través de los comentarios.