No siempre la información nos llega en el formato deseado, y a veces tenemos que «pelearnos» con ella para extraer el dato exacto. Las fórmulas de Excel suelen ser de gran ayuda, pero hay que dominarlas y armarse de paciencia para lograr el cometido.
Hace un lustro, Excel 2013 lanzó una muy útil funcionalidad denominada «Relleno Rápido» que es de gran ayuda en muchas ocasiones y hoy pasaremos a demostrar.
Pueden descargar el archivo de trabajo desde este enlace: FlashFill
Al abrir el archivo, en la hoja «Organigrama» encontraremos los siguientes datos:
Supongamos que quisiéramos obtener, en una nueva columna, todos los datos del tercer nivel, es decir, una columna como la siguiente:
Como se trata solamente ocho líneas podríamos pensar en escribirlas y ya. Pero esto es solo un ejemplo. ¿Qué pasaría si en realidad fuesen centenares de líneas? ¿Qué haríamos?
Lo más probable es que comencemos a combinar la función EXTRAER con la función ENCONTRAR y la función LARGO, acompañadas de las respectivas SI.ERROR, para buscar la cadena «3-» y desde ahí comenzar a construir lo que se quiere. De hecho, la respuesta la obtenemos si escribimos la siguiente fórmula en la celda B2:
=EXTRAE(A2,SI.ERROR(ENCONTRAR("3",A2,1),LARGO(A2))+2,ENCONTRAR("/",A2,SI.ERROR(ENCONTRAR("3-",A2,1),LARGO(A2)))-SI.ERROR(ENCONTRAR("3-",A2,1)+3,0))
Intimidante, ¿verdad? Bueno, aquí lo haremos de otra forma. Simplemente ubiquemos el cursor en la celda B2 y escribamos lo que queremos obtener: «Gerencia de Cadenas» (sin las comillas). La hoja quedaría así:
Ahora en la siguiente celda, escribamos «Gerencia de Oficinas» (sin las comillas). ¿Notan lo que sucedió? Miren la siguiente imagen:
Excel, automáticamente, «se da cuenta» de lo que quieren hacer y completa automáticamente toda la columna. Mágico, ¿verdad? Eso es «Relleno Rápido» en acción: Excel detecta un patrón entre la primera celda digitada y las celdas a la izquierda de ella. En este caso, compara la celda B2 con la celda A2 (la única celda a la izquierda) y detecta que uno quiere obtener «todo lo que está después del ‘3-‘ y antes del ‘ 1/'» y procede a rellenarlo. En este momento, uno solo aprieta «Enter» y la columna está lista.
«Relleno Rápido» comenzará a funcionar apenas detecte un patrón en los datos. En todo caso, ayuda ingresar el primer y segundo valor sin equivocarse, de manera que funcione automáticamente. Si no se diera lo automático, se puede forzar el «Relleno Rápido» apretando el botón respectivo según se muestra a continuación:
En otras palabras, si al escribir la información en la celda B2 y luego en la B3, el «Relleno Rápido» no funciona automáticamente, posicionarse en B4 y apretar el botón respectivo.
¿Qué les pareció? En el archivo de Excel que les pasé al principio hay otra hoja denominada «Tabla» con la que pueden seguir probando. En la cabecera de este artículo les muestro el ejemplo de obtener el nombre completo -mayúsculas incluidas- a partir de tres columnas distintas de nombre y apellido. A continuación hago lo propio con otros dos campos. Nótese que para que el campo «Fecha de nacimiento» devuelva lo que deseo, he usado una comilla simple al ingresar los valores deseados.
¡Buena suerte!
Power BI Ninja 